Paljasta aikasyöpöt ja vähennä sähläämistä hyvillä prosesseilla

Pienikin tiimi tai työtehtävä voi tarvita prosesseja, työmalleja, käsikirjoja, ohjeita tai miksi nyt ikinä haluaa kutsua sitä yhteistä sovittua ja dokumentoitua tapaa, miten eri työtehtäviä tehdään. Riippumatta työn laajuudesta tai monimutkaisuudesta, kuvaamalla sen koko prosessin voit löytää kehityskohteita. Näihin puuttumalla voit parantaa koko työn laatua ja usein myös ihmisten tyytyväisyyttä. Mutta milloin prosessia kannattaa kehittää ja mitä monia hyötyjä hyvistä prosesseista on?

Vain tuntemalla prosessin voit parantaa sitä

Työhön kannattaa miettiä prosessi yleensä silloin kun se on usein toistuvaa ja/tai se on asiakastyytyväisyyden kannalta kriittistä. Hyvästä prosessista voi hyötyä monella tavalla. Esimerkiksi:

  • Sen pohjalta tiedät, että lopputulos on laadukas
  • Prosessia parantamalla myös työn laatu paranee 
  • Et astu kahta kertaa samaan miinaan
  • Kukaan ei muista kaikkea ulkoa
  • ”Säännöt” tai edellytykset työssä onnistumiseen ovat kaikille työntekijöille samat
  • Dokumentoituina työn kohdat toimivat tarkastuslistana epäselvissä tilanteissa
  • Henkilön vaihtuessa on toisen helppo jatkaa
  • Työhön kuluva aika on helpompi hahmottaa

Prosessit vähentävät turhaa sähellystä työn edetessä ja säästävät näin kaikkien osapuolien aikaa. Tämä tarkoittaa usein myös tyytyväisempiä työntekijöitä.

Toisaalta jos prosessit puuttuvat TAI ne ovat huonosti tehtyjä, aiheuttavat ne virheitä ja turhautumista sekä ajan ja rahan hukkaa.

Prosessi kannattaa luoda myös pieneen työtehtävään

Voisi ajatella, että prosessi pitää luoda vasta kun kyseessä on laaja ja monimutkainen kokonaisuus. Usein myös pienempien tehtävien, kuten esimerkiksi blogin kirjoittamiseen, on hyvä luoda prosessi, jota jokainen kirjoittaja käyttää aina. Blogin kirjoittaminen täyttää prosessin luomisen molemmat kriteerit: se on toistuvaa ja se on asiakastyytyväisyyden kannalta kriittistä.

Ennen blogin kirjoitusta käydään läpi kohta kohdalta muun muassa mikä on sen kohderyhmä, tyyli, aikataulu, avainsana ja vastuuhenkilöt. Blogin viimeistelyvaiheessa mietitään esimerkiksi somenostot sekä hakukonelöydettävyyteen liittyvät asiat kuten metatekstit, linkitykset ja URL eli sivun yksilöivä osoite. Blogin loppuun suunnitellaan myös CTA, eli napakka teksti, jolla lukijaa ohjataan eteenpäin haluttuun suuntaan.

Miksi prosessit puuttuvat ja kenen niistä pitäisi vastata?

Pääasiallinen vastuu prosessien kehittämisestä on usein johdolla tai esimiehillä, mutta mitä pienemmästä prosessista on kyse, sitä vähemmän johto saattaa asiasta tietää tai ymmärtää. Näin ollen johto ei myöskään pysty puuttumaan prosessiin ellei aktiivinen työntekijä tuo asiaa esiin.

Asiantuntijatyössä vastuu prosessien kehittämisestä on mielestäni kaikilla. Jos itse käytät toimivaa prosessia, niin oletan, että jaat sen mielelläsi myös muille hyödynnettäväksi. Toisaalta jos joku ehdottaa sinulle uutta ja tehokkaampaa työtapaa, oletan että, haluat kuulla siitä lisää. Johdon tai esimiehen tarvitsee mahdollisesti puuttua asiaan jos prosessi vaatii isompaa muutosta tai koskee useampaa ihmistä.

Prosessin dokumentaation ei tarvitse olla mitään suurta ja ihmeellistä, mutta hyvin mietittyä kyllä. Prosessin kuvaamiseen riittää tiedosto, johon kaikilla on helppo pääsy. Syyt prosessien parantamisen takaa löytyvät aina yrityksen tavoitteista ja näihin ei päästä, jos prosessit eivät ole kunnossa.

Intohimoni on jatkuvasti kehittää työtäni esimerkiksi prosesseja parantamalla. Jos aihe kiinnostaa, niin verkostoidu kanssani LinkedInissä tai Twitterissä.